Het kopen van tickets door Gophers wordt bij ons alleen gedaan door first-timers, als de conventie afgelopen is krijg je van ons een gratis ticket voor de volgende conventie, verder krijg je bij ons een T-shirt en zorgen we voor een natje en droogje. Als we mensen uitnodigen om een workshop of panel te houden dan is een gratis ticket inderdaad wel het minimum.

En het voorbereiden van je workshop of lezing, lijkt me wel, ik heb ooit geleerd in een training voor praktijkopleiders dat "Hij die zich niet voorbereid zich moet voorbereiden om te worden vergeten!". Zelfs met je lievelingsonderwerp zal je toch moeten voorbereiden.

Ik had mijn antwoord moeten nuanceren: Dit is een normale gang van zaken op de buitenlandse conventies waar ik heen ben geweest. Daar worden panels vaak verzorgd door fans, die gewoon een ticket hebben gekocht en met alle liefde, samen met andere mensen, in een panel gaan zitten om te praten over een onderwerp. Daar komen geen slides aan te pas, geen van tevoren compleet uitgedachte lezingen, er wordt een stelling geponeerd en daar gaat het panel, samen met het publiek, over in discussie. Heel informatief, heel leuk, heel gezellig.

Als bestuur hebben wij ervoor gekozen om dit eerste jaar aan iedereen die een programma-onderdeel verzorgt zoals een lezing, een workshop of een interactief panel (waarbij het panel al ingevuld wordt door mensen die iets volledig voor hebben bereid) te vragen om een ticket te betalen. Iedereen is daarmee akkoord gegaan. De mensen (sprekers) die deelnemen aan een discussiepanel, geven zichzelf van tevoren op en gaan dan een uur in discussie met andere fans over het onderwerp. Dat is iets heel anders dan een volledig voorbereid panel waar (bekende) mensen aan deelnemen, die een presentatie voor hebben bereid (eventueel met powerpoint-slides en/of filmpjes). De sprekers zijn fans die al een kaartje hebben gekocht en die het gewoon leuk vinden om plaats te nemen in zo'n panel. Dit is derhalve niet te vergelijken met bijvoorbeeld een panel (interactief interview?) met bekende schrijvers/acteurs.

Wij hebben dit alles van tevoren heel duidelijk gemaakt naar iedereen toe die aangaf mee te willen aan Imagicon 2014. Er zijn mensen die hier niet mee akkoord zijn gegaan en dat is ook geen probleem, dat is een persoonlijke keuze. Voor het volgende jaar moeten we eerst gaan evalueren hoe alles dit jaar ging om te zien of we dit volgend jaar gaan veranderen of niet. Sowieso krijgen alle vrijwilligers van dit jaar voor volgend jaar een vrijkaartje, omdat zij dan al bekend zijn bij ons. Aangezien dit ons eerste jaar is, is iedereen een 'first-timer'.
Bovendien krijgen de vrijwilligers ook een lunch aangeboden en een t-shirt. Ook de mensen die iets doen in het programma krijgen toegang tot de green room en kunnen daar gebruik maken van gratis drinken en eten en daar horen de mensen die als spreker optreden in een panel ook bij. Daarnaast zijn we aan het kijken of wij iedereen die meewerkt aan het programma nog iets anders kunnen bieden (zoals blijven eten bij de 'afterparty'), maar dat hangt (helaas) een beetje af van de financiën op dit moment.

Op chibicon heb ik iedere jaar (dus alle 4 keer) een 2-tal workshops gegeven, 1 over pruiken en 1 over grime. Daarvoor heb ik geen korting gekregen op mijn tafeltje in de dealersroom (tevergelijken met een gratis kaartje). Enkel voor de grimeworkshop heb ik een kleine vergoeding gekregen daar ik materiaal verbruikt heb.

Helemaal mee eens. Als ik voor een ruimte vol mensen sta, sta ik daar voorbereid. En als ik in een ruimte met een panel voor me, verwacht ik dat er toch een soort van experts voor me staan, niet alleen maar wat enthousiaste fans. Niets tegen zulke fans hoor, maar bij zo'n panel verwacht ik nieuwe perspectieven. Iemand uit de industrie. Iemand die het bestudeerd als academicus. Misschien wel de maker(s) zelf. In elk geval iemand die zich met z'n kennis en inzichten onderscheid van de gewone liefhebber. Als ik zo'n panel bezoek wil ik namelijk iets opsteken. Gewoon leuk en semi-intelligent over geeky onderwerpen zwetsen gaat namelijk ook uitstekend aan de ontbijttafel op Animecon of Abunai :)

Wat betreft de tickets: op zich kun je best eens iets gratis doen, omdat je een organisatie of initiatief een warm hart toedraagt, maar bij alles zo super liefdadig zijn kost klauwen met geld. Dat is gewoon niet leuk meer voor de vrijwilligers.

Eerste keer of niet, als conventie moet je toch een beetje investeren. De juiste mensen aantrekken om het programma goed te vullen, is een goede investering. Plus, wat kaartjes uitdelen, dat zijn geen directe kosten. Het is meer een stukje inkomen dat je moet missen. Mochten dat kleine aantal kaartjes toch verschrikkelijk belangrijk zijn voor de balans, dan doe je volgens mij iets fout... Een eventuele after-party maakt het voor mij ook niet goed. Dat is niet handig voor iedereen die met het ov moet (of ze moeten overnachting regelen = nog meer kosten) en niet iedereen zal er interesse in hebben.

Dat kan. Dat is een verschil van mening en verwachtingen over panels. Ik noem als voorbeeld Gallifrey One, waar je naast zulke panels - met bekende mensen, met experts - ook veel panels met fans hebt. Beide soorten panels worden even gretig bezocht (soms worden de 'fan-panels' zelfs in grotere getalen bezocht dan andersom). Vanuit persoonlijk standpunt verwacht ik academische inzichten meer bij lezingen dan bij panels.
Over het voorbereid zijn: Dat hangt af van wat je dus verwacht te gaan doen bij een panel. Ik ben op een bepaalde conventie op de bonnefooi bij een panel gaan zitten (had me wel van tevoren ingeschreven) en heb daar, samen met vier anderen, mijn mening gegeven over een show waar ik fan van ben. Het publiek vond het geweldig en het was één van de drukstbezochte panels in die drie dagen, een panel dat alleen maar door fans werd bezet. Terwijl bij een ander panel, waar niet de minste mensen zaten, de zaal nog niet eens voor een kwart gevuld was. Het is denk ik maar net welke verwachting je hebt bij een 'panel'.



Geloof mij: vanuit het bestuur hebben we al aardig wat geld geïnvesteerd (en dan heb ik het niet over enkele tientjes). Uiteraard geven we hier en daar gratis kaartjes weg (als onderdeel van een actie/wedstrijd), maar daar blijft het voorlopig even bij. Niet iedereen zal interesse hebben in een afterparty, vandaar dat wij hier dus ook nog over nadenken.

Persoonlijk denk ik soms wel eens dat mensen iets te makkelijk voorbij gaan aan hoeveel tijd, geld en energie er gestoken moeten worden in het organiseren van iets omvangrijks als een conventie. We nemen niet op een lichtzinnige manier besluiten en achter elk besluit zit een afweging aan de hand van voor- en nadelen. We begrijpen dat niet iedereen het met onze visie en besluiten eens zal zijn en dat vind ik soms wel eens jammer, maar ik persoonlijk heb daar begrip voor. Helaas kun je het nooit iedereen naar de zin maken, hoezeer je je best ook doet.

Oftewel, wie meer verwacht dan een fatsoenlijk internetforum (die vaak ook gretig bezocht worden) komt bedrogen uit? Ik vraag me in zo'n geval dus echt af waarom ik zou moeten betalen voor iets dat ik normaal gratis kan krijgen :)



Dat is niet vreemd voor het bestuur. Natuurlijk zet je je extra hard in om te zorgen dat je eigen kindje een succes wordt. Zo'n project is echter niet het kindje van de vrijwilligers die je nodig hebt om het te runnen. Een groot deel zet zich vaker in op dit soort evenementen, dus waarom zou Imagicon voor hen speciaal moeten zijn?

Kijk, een conventie als YaYcon heeft al gelijk het eerste jaar veel goodwill gekweekt door goed voor de vrijwilligers (en dealers) te zorgen met gepaste vergoedingen en kleine dingen zoals het uitdelen van broodjes. Daarom zijn diezelfde vrijwilligers nu bereid zich extra in te zetten, of zich zelfs bij de organisatie te voegen.



Je begrijpt dat je nu praat tegen iemand die ook betrokken is bij een groot project dat geheel wordt gerund door vrijwilligers? :) Dit is geen kwestie van onderschatten, dit is een kwestie van redelijk behandeld willen worden. Zo'n conventie opzetten is de droom van de organisatoren, niet van de vrijwilligers. Het is onredelijk om te verwachten dat iemand betaalt om te werken, zodat een ander z'n droom kan waarmaken.

Ik vind het niets krijgen niet eens zo vreemd hoor. Voor een workshop geven op Abunai kreeg ik de eerste keer (3 jaar geleden) niets, de tweede keer kreeg ik een kleinigheidje, maar geen korting op mijn dealertafel/ticket wat dan ook. En voor model staan op Yaycon kreeg ik wel een kaartje vergoed. Op sommige beurzen krijg ik lunch, op anderen weer niet. Het is overal anders.

Wat ik wel vreemd is dat alle vrijwilligers (dus ook mensen die de hele dag werken) dan nog een kaartje moeten betalen blijkbaar, maar dat er voor een actie wel gratis kaartjes aanwezig zijn? :/

Ook dit: ik bereid me altijd voor. Ik heb me nu aangemeld voor zo'n fanpanel, maar verwacht niet dat ik er zonder voorbereiding ga staan. Ik heb me wel alleen aangemeld omdat ik toch al een tafel heb geregeld daar, maar ik denk niet dat ik het had gedaan als ik nog een kaartje moest kopen.

Conclusie, iedereen denkt er anders over. Ligt er aan waar je bereid bent extra geld in te stoppen. Elke organisatie vind heeft andere prioriteiten. Toch is het erg jammer dat vrijwilligers soms zo behandeld worden.

Vreemd. Op Abunai kregen wij wel elke keer een vergoeding voor onze workshop. Wel met wat moeite vanwege dat systeem met codes en aparte dealertickets en wat niet meer, maar toch...

Hoe dan ook, zorgen dat de mensen die je hebt gevraagd voor een workshop/service/whatever niet hoeven te betalen om aanwezig te kunnen zijn, lijkt me echt het minimale. Anders voelt het echt aan als geldklopperij.

Dit verschilt per con uiteraard, maar wat ik vaak hoor is dat dealers die een event geven ook de mogelijkheid krijgen om eigen items te verkopen en reclame te maken voor hun (web)shop tijdens dit event. Ik denk dat dit door sommige cons al als een "bonus" wordt gezien? (Niet dat ik daarmee zeg dat het goed is om verder niets tegemoet te komen.)



Hier ben ik het helemaal mee eens. Het zou voor mij als eventhouder dan ook absoluut niet mogelijk zijn om zoveel events te geven en conventies te bezoeken als ik nu doe als er niet ten minste iets kleins tegenover staat. Daarmee bedoel ik geen cash in m'n handje, maar denk bijvoorbeeld aan entreekaartje en/of reiskostenvergoeding en/of eten op de beurs en/of (korting op) hotel etc. Dat het mij uit eigen portemonnee in ieder geval niet heel veel geld kost om er heen te gaan.

Het verschilt met elke beurs waar ik heen ga hoe ik behandeld wordt, dit ligt aan het budget van de beurs, maar ook aan de persoonlijkheden van de mensen van de organisatie. Er zijn beurzen waar ik als VIP in de watten wordt gelegd met allerlei privilges en er zijn beurzen waar ik gedurende het hele evenement niet eens een staff lid te zien krijg en ze er maar vanuit gaan dat ik zelf op het goede moment m'n event geef en weer weg ga.



Niet per se, het verschilt natuurlijk per person, maar vaak heb ik dat ik zelf een (nieuwe) conventie tegenkom of zij contact met mij opnemen. Dit zijn dan soms beurzen die ik niet uit mezelf bezocht zou hebben, maar toch erg leuk en interessant vind om te helpen. Zo'n beurs loopt dan niet inkomsten mis, omdat ik dan bijvoorbeeld niet alsnog als bezoeker was gekomen als ik niet eventhouder was geweest.



Deze verwachtingen liggen bij Nederlandse conbezoekers behoorlijk anders dan in Amerika, zoals jullie misschien al uit de reacties op dit topic merken. Veel mensen verwachten hier bij een panel toch echt een expert of iemand die op een andere manier dicht bij het onderwerp staat.

Heeft het er misschien ook mee te maken dat we hier niet gewend zijn aan panels op conventies, maar het meer zien in professionele/academische settings? Daar heb je wel standaard gasten die zich op een of andere manier een expert kunnen noemen.

Dat een conventie panels vullen met (uit het publiek geplukte) fans lijkt me een gevolg van een gebrek aan budget/connecties en niet iets waar je naar moet streven... Oké, misschien zou het kunnen werken als gewoon een discussie tussen fans, maar dan heb je op z'n minst een goede discussieleider nodig.

Ik denk dat het er ook mee te maken heeft dat dit Nederland is, waar zelfs de lunch in drievoud gepland en gecoördineerd moet worden . Een informeel panel uit de losse pols is inderdaad iets tamelijk... bijzonders. Voor een dergelijke opzet vind ik niet echt een vergoeding nodig dan, maar we hadden hier dus een misverstand over wat soort panel dit is.
Verwachtingen scheppen is niet de verantwoordelijkheid van het publiek maar van de organisatie; Er mag dus op de site duidelijker vermeld worden wat we moeten verstaan onder 'panel'. Zoals men ook mag verwachten dat een pak pannekoekmix een oudhollandse pannekoek oplevert als er geen buitenlandse ingrediënten vermeld staan.

Als ik het mij goed herinner uit mijn 6 jaar doujinshi standhouder was korting/tickets in ruil voor workshops vroeger niet standaard op anime conventies, maar hebben we dat op den duur (terecht) zelf als voorwaarde gesteld omdat de tijd van onze tekenaars te kostbaar werd om te vrijwilligen. En dan hebben we het wel over een paar dagen voorbereiding.

Over de vrijwilligers (want ik geloof dat dat een beetje ondergesneeuwd is): Nogmaals, de vrijwilligers kopen alleen het eerste jaar hun kaartje zelf. Het volgende jaar krijgen zij gewoon een gratis kaartje. Wij hebben gekeken naar hoe andere conventies dit doen en gekozen voor deze opzet. Het enige verschil met andere conventies die dit ook doen, is dat alle vrijwilligers dit jaar zelf hun kaartje betalen, omdat dit het eerste jaar is. Daarnaast krijgen de vrijwilligers - nogmaals, zoals eerder aangegeven - allemaal een lunchpakket aangeboden, een t-shirt en de mogelijkheid om aan te geven bij welke onderdelen zij als gast/publiek aanwezig zouden willen zijn, zodat daar rekening mee gehouden kan worden.

Over de panels: Ik begrijp nu dat het inderdaad een verschil van verwachting is wat betreft hoe men in Nederland aankijkt tegen panels en hoe wij deze op willen zetten. Ik verkeerde in de veronderstelling dat de opzet duidelijk neergezet was, maar uit de reacties blijkt dat dit niet het geval is. We gaan dan ook ons best doen om in elk geval de komende week dit nog meer te verduidelijken.
In elk geval is het zo dat wij als Imagicon fans een plek willen bieden waar zij met allerhande andere fans in aanraking kunnen komen en met elkaar van gedachten kunnen wisselen over wat hen bezig houdt. Ja, er zijn natuurlijk ook online mogelijkheden voor, maar de ervaring leert dat mensen niets zo leuk vinden als 'face-to-face' met elkaar over een favoriet onderwerp te 'bomen', vooral omdat je hier soms zelfs vriendschappen aan over kunt houden (zo heb ik zelf op deze manier twee Amerikanen leren kennen met wie ik, twee jaar later, nog steeds goed contact heb). Een panel in de opzet die wij bieden is daar uitermate geschikt voor, omdat je door de gezamenlijke discussie al een beetje een saamhorigheidsgevoel krijgt en dit het soms makkelijker maakt om andere mensen aan te spreken.

Wat betreft vergoedingen, kaartverkoop, e.d.: We hebben uiteraard een begroting gemaakt en we proberen uit alle macht ons aan deze begroting te houden. Het weggeven van twee of drie gratis kaarten is niet zo'n probleem op honderden kaarten, maar vergis je niet: die kaarten zijn eigenlijk niet 'gratis'. Elke gratis kaart wordt in feite achter de schermen bekostigd door bijvoorbeeld iemand uit het bestuur; wij 'sponsoren' als het ware mensen die een 'gratis' kaart krijgen. Achter de wedstrijd met kortingscodes zit een gulle gever die met de donatie ons een manier wilde geven om het voor jongeren aantrekkelijk te maken om naar Imagicon te komen. NIETS van wat wij 'geven' aan mensen is gratis. Alles wordt op één of andere manier betaald.

Mijn uitspraak over het gemak waarmee mensen soms voorbij lijken te gaan aan hoeveel tijd, geld en moeite (energie) het kost om een conventie te organiseren (en de ongelofelijke hoeveelheid negativiteit die wij tegenkomen) was absoluut niet tegen iemand persoonlijk gericht. Mocht dit zo over zijn gekomen: dat was niet mijn bedoeling. Het was een uiting van mijn frustratie jegens het heersende klimaat in Nederland, waarbij mensen over het algemeen vaak de huid van de beer al verkopen voordat deze überhaupt in de bossen gezien is. Hoe vaak je als organisatie niet te horen krijgt dat het toch niet gaat lukken, dat er in Nederland geen markt voor is, dat het te duur is, te anders is, te ver weg, en vul zelf maar in, het is bijna te bizar voor woorden. Alsof sommige mensen gewoon willen dat het mislukt.

Gelukkig staan daar tegen over ook mensen, zoals met name de mensen op de verschillende fora (waaronder dit) die ik regelmatig bezoek, die niet alleen kritiek geven, maar deze onderbouwen en soms zelfs met tips/suggesties/ideeën komen. Ik ben dan over het algemeen altijd erg blij als ik weer eens een rondje heb gemaakt, omdat ik dan het gevoel krijg dat er in elk geval ook nog mensen zijn die misschien voorzichtig zijn, maar het wel goed voorhebben met ons.

Ik denk dat je het verkeerd bekijkt. Wat jullie nu doen is extra inkomsten genereren door iedereen te verplichten een kaartje te kopen. Het kost jullie niet echt iets, omdat de vrijwilligers al een bijdrage leveren die nodig is om een goede con te runnen. Ze betalen hun kaartje niet met geld, maar met werk. Nu worden ze gedwongen dubbelop te betalen.

Weet je waar dat aan doet denken? Aan die louche modellenscouts die roepen dat ze je geweldig vinden en je het vast goed doet als model... en vervolgens de offerte presenteren. Photoshoot voor een portfoliootje. Dat is dan €300 a.u.b., cash of cash?

Bovendien gaan jullie er nu van uit dat iedereen die nu komt toch wel een kaartje had gekocht om er als bezoeker te zijn. Dat is nogal arrogant. En het is niet eens zo dat iedere vrijwilliger die nu verplicht is een kaartje te kopen, ook echt tijd heeft om iets van de con te zien.

Gratis kaarten zijn geen echte kosten, het is een relatief goedkope manier om mensen te vergoeden voor hun werk. De kosten die zij maken door aanwezig te zijn, zijn namelijk al uitgesmeerd over de echte bezoekers. Door vrijwilligers te dwingen ook te betalen, doe je niet veel meer dan de kosten nog iets verder uitsmeren. Eigenlijk schat ik, dat als je puur kijkt naar de baten en kosten van een vrijwilliger, een t-shirt (en een verdomde afterparty!) meer kost dan gratis tickets wanneer jullie een net aantal betalende bezoekers naar binnen weten te lokken.

Oh, en vergeet ook niet dat er ongewenste immateriële kosten aan betalende vrijwilligers hangen: een slechte reputatie.

Ik begrijp niet waarom er zo gehamerd wordt op het feit dat wij voor het eerste jaar alle vrijwilligers vragen te betalen (iets waar geen enkele vrijwilliger problemen mee heeft, zelfs niet degenen die al op anders conventies hebben gewerkt) als er andere conventies zijn waar dit ook gebeurt voor elke vrijwilliger die voor het eerst als vrijwilliger komt helpen. Het enige verschil is dat dit eenmalig voor alle vrijwilligers geldt. Vanaf volgend jaar geldt dit alleen voor nieuwe vrijwilligers.
Ook heb ik al aangegeven dat wij er zeker rekening mee gaan houden als mensen iets in het programma als bezoeker bij willen wonen. In principe hoeft elke vrijwilliger ook slechts twee shifts te draaien en heeft daarna een halve dag vrij. Tenzij zij zelf vragen om langer ingezet te worden, maar dat willen wij liever niet.

Ook begrijp ik de discussie rond gratis tickets niet. Er is een verschil tussen een paar 'gratis' tickets weggeven bij acties en meer dan zeventig tickets weggeven. Ik heb uitgelegd wat onze motivatie is en tot deze discussie op dit forum hebben wij zo goed als geen klachten hierover gehad van iedereen die meewerkt.

Ik vind het persoonlijk dan ook vrij kwalijk dat wij nu worden vergeleken met een louche modellenbureau en ik vind dit echt een steek onder water.

Er is een belangrijk verschil: Andere conventies vergoeden gophers niet direct, omdat ze dan nog niet weten wat voor vlees ze in de kuip hebben. Het komt namelijk nogal eens voor dat mensen zich opgeven als gopher voor een gratis kaartje, maar vervolgens niet het werk verzetten dat nodig is om dat kaartje daadwerkelijk te verdienen. Om zulke mensen te weren, krijgen mensen pas gratis toegang tot de volgende editie. De vergoeding is er dus, maar dan met een kleine vertraging. En dat kunnen die conventies makkelijk beloven, omdat ze al heel wat jaartjes meegaan en de continuïteit praktisch is gegarandeerd. Imagicon heeft vrijwilligers (mensen die workshops en andere services verzorgen, oftewel, de mensen die voor het programma zorgen waar bezoekers voor willen betalen!) gevraagd die zich al lang en breed bewezen hebben op andere conventies, en verwacht vervolgens dat ze hun eigen ticket dokken. Dat is behoorlijk respectloos.

Want nogmaals: die vrijwilligers zetten zich al in, waarom zouden ze dubbel betalen om een droom te verwezenlijken die niet hun droom is? Dat is misbruik maken van goede mensen.